Phần mềm quản lý khách sạn: Khái niệm- Phân loại- Công dụng

phần mềm quản lý khách sạn

Bạn có thắc mắc hiện nay người ta làm thế nào để có thể quản lý được 1 khách sạn, thậm chí là 1 chuỗi khách sạn cùng lúc? Không những thế mà các khách sạn đó đều hoạt động rất ổn định và chuyên nghiệp. Câu trả lời là phần mềm quản lý khách sạn. Cùng tìm hiểu về phần mềm này trong bài viết sau.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

phần mềm quản lý khách sạn 1
Phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn- Property Management System là 1 phần mềm được sử dụng rộng rãi trong quản lý và kinh doanh khách sạn. Phần mềm này cung cấp các tính năng như: quản lý lễ tân, quản lý phòng, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, kết nối khóa từ, quản lý từ xa…

Phân loại phần mềm quản lý khách sạn

Để đáp ứng được nhu cầu quản lý của các loại hình khách sạn khác nhau. Phần mềm quản lý được phân chia thành 2 loại chính sau:

  • Phần mềm quản lý truyền thống giúp lưu trữ dữ liệu tại khách sạn. Để sử dụng phần mềm này, khách sạn cần có máy chủ và có đội ngũ IT để vận hành và duy trì.
  • Phần mềm quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ các dữ liệu tại máy chủ nhà cung cấp phần mềm. Vì thế, khách sạn không cần phải có máy chủ và đội ngũ IT. Hơn nữa, bằng phần mềm này, người quản lý có thể truy cập bằng nhiều thiết bị, mọi lúc, mọi nơi có kết nối internet.

Tác dụng của phần mềm quản lý khách sạn

Giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng, chính xác hơn

Phần mềm quản lý sẽ giúp nhân viên lễ tân thực hiện công tác check-in, check-out nhanh chóng, chính xác hơn. Vừa nâng cao tính chuyên nghiệp lại vừa làm hài lòng khách hàng.

Giúp tăng công suất phòng

Phần mềm này giúp quản lý các kênh phân phối, quảng cáo của khách sạn trên nhiều trang mạng khác nhau. Chỉ cần 1 vài click chuột là bạn có thể đồng loạt đăng bán phòng trên các kênh quảng cáo.

Không còn phải lo lắng về vấn đề overbooking

Phòng nào còn trống, phòng nào có khách ở, khách đặt sẽ được cập nhật trên hệ thống. Vì thế, bạn sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề overbooking như trước kia.

phần mềm quản lý khách sạn 2
Hệ thống quản lý kênh phân phối của phần mềm quản lý khách sạn

Tiết kiệm thời gian cho bộ phận buồng phòng

Tình trạng phòng khách sạn: sạch, bẩn, cần dọn dẹp… Từ đó, bộ phận vệ sinh sẽ không cần tốn thời gian để đi tìm phòng cần dọn 1 cách thủ công như trước.

Đảm bảo độ chính xác cho các báo cáo

Phần mềm quản lý giúp cho thời gian tính toán nhanh chóng và độ chính xác tăng lên rất nhiều. 1 bản báo cáo chính xác, kịp thời sẽ giúp ban quản lý đưa ra các quyết sách hợp lý, kịp thời.

Tránh thất thoát

Việc kết nối khóa từ của phần mềm khách sạn giúp cho người quản lý có thể nắm bắt tình hình mọi lúc dù không thường xuyên ở khách sạn. Bởi mỗi khách hàng đều cần có mã key được tạo bởi phần mềm quản lý để có thể vào phòng. Nên nhân viên sẽ phải nhập thông tin vào mục check-in để tạo key cho khách. Từ đó, hạn chế hành vi gian lận tiền phòng.

Cho phép quản lý từ xa

Đi công tác, nghỉ xả hơi hay quản lý nhiều khách sạn 1 lúc khiến người quản lý không thể lúc nào cũng có mặt tại khách sạn nhưng vẫn muốn nắm bắt tình hình hoạt động. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp cho bạn có thể quản lý từ xa bằng các thiết bị như: smartphone, laptop, máy tính bảng… kết nối internet.

phần mềm quản lý khách sạn 3
Phần mềm quản lý khách sạn có thể truy cập từ xa

Giúp cắt giảm chi phí nhân sự

Với việc sử dụng phần mềm quản lý, bạn sẽ không cần đến các vị trí như: ghi chép sổ sách, làm báo cáo, cập nhật phòng trên kênh OTA… Từ đó sẽ giúp khách sạn tinh giản bộ máy nhân viên và cắt giảm chi phí nhân sự.

Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý khách sạn mà chúng tôi muốn gửi tới bạn đọc. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kinh doanh của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *